A nota fiscal é um documento essencial para formalizar vendas e recebimento de pagamentos em empresas. Além de organizar a vida fiscal do negócio, emitir nota fiscal é uma obrigação legal. Atualmente, utilizamos a nota fiscal eletrônica, uma versão digital e otimizada do documento tradicional.
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O Que é a Nota Fiscal Eletrônica (NFe)?
A NFe é a versão digital da nota fiscal e é usada para registrar e comprovar vendas de produtos. Desde 2006, o governo substituiu o formato tradicional impresso pela versão eletrônica para modernizar e otimizar a emissão e consulta das notas, eliminando trabalhos manuais e possíveis erros.
Importância da NFe
Emitir a NFe é fundamental para calcular impostos corretamente e manter o balanço financeiro da empresa em ordem. Com esses registros, gestores podem analisar o fluxo de caixa, fazer estimativas de faturamento precisas, organizar o estoque e suas entregas, além de evitar problemas com o fisco, como crimes de sonegação fiscal.
Para o contador, ter as NFes facilita a rotina de apuração fiscal, pois com os arquivos digitais em mãos, fica mais fácil fechar as contas no final de cada mês e fazer uma gestão contábil correta.
Por Que Fazer a Consulta Completa da NFe?
Consultar a NFe é essencial para confirmar a validade do documento junto à Secretaria da Fazenda. Muitas vezes, podem ocorrer erros ou falhas no envio, por isso é crucial verificar se a nota foi autorizada. Manter o registro correto das NFes é obrigatório por lei e evita multas em fiscalizações.
Além disso, consultar a NFe permite verificar se há notas emitidas contra o seu CNPJ sem seu conhecimento, o que pode prevenir problemas futuros.
Como Realizar a Consulta Completa da NFe?
Para consultar a NFe, acesse o portal da Secretaria da Fazenda (Sefaz). O processo é manual e envolve alguns passos:
- Acesse o Portal Nacional da NFe.
- Selecione “Consultar NFe Completa”.
- Insira a chave de acesso de 44 dígitos da NFe e valide o captcha.
- Baixe o arquivo XML para armazená-lo.
Lembrando que desde 7 de julho de 2020, a Sefaz permite a consulta completa e baixa dos arquivos apenas pelos envolvidos na operação. A exceção se aplica apenas para NFes cujo destinatário seja pessoa física ou pessoa jurídica sem inscrição estadual.
Prazo para Consultar a NFe
No portal da Secretaria da Fazenda, a NFe fica disponível para consulta por 180 dias após a emissão. Após esse período, apenas uma versão resumida do documento estará disponível, contendo dados parciais como CNPJ do destinatário e do emitente, data de emissão, situação, número e valor.
Cancelamento da NFe
É possível cancelar a NFe após a autorização de uso, desde que o produto ainda não tenha saído do estabelecimento. Cada estado tem um prazo máximo para o cancelamento, variando de 2 horas a 60 dias.
Controle Manual vs. Controle Eletrônico da NFe
Controle Manual: Envolve a obtenção manual dos arquivos XML dos fornecedores ou a digitação da chave de acesso de 44 dígitos para cada NFe. Esse método é trabalhoso e propenso a erros.
Controle Eletrônico: Automatiza a gestão das NFes, permitindo armazenar e acessar os documentos de forma segura e integrada à Sefaz. Essa abordagem reduz erros e otimiza os procedimentos internos, liberando tempo para focar em estratégias de crescimento.
Riscos de Não Consultar a NFe
Se a empresa não consulta as NFes, não saberá se a nota fiscal foi autorizada pela Sefaz, o que pode levar a problemas fiscais e financeiros. Além disso, pode haver notas emitidas contra seu CNPJ sem conhecimento, resultando em prejuízos tributários.