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O que é o arquivo NOTFIS e como ele otimiza a logística?
O arquivo NOTFIS é uma ferramenta essencial para simplificar e agilizar os processos logísticos, especialmente na comunicação entre empresas e transportadoras. Ele faz parte de um conjunto de arquivos do sistema EDI (Intercâmbio Eletrônico de Dados), permitindo que dados importantes, como informações de notas fiscais, sejam organizados e transmitidos de forma eficiente.
Ao invés de lidar com pilhas de documentos ou processar informações manualmente, o NOTFIS reúne todas as informações em um único arquivo eletrônico, que pode ser facilmente compartilhado e interpretado pelos sistemas das empresas envolvidas no transporte.
Como funciona o arquivo NOTFIS?
O processo começa com o embarcador, que é a empresa contratante do serviço de transporte. Essa empresa gera o arquivo NOTFIS com base no padrão Proceda, garantindo que todos os dados relevantes estejam organizados de forma estruturada, como:
- Nome do remetente e destinatário;
- Chave de acesso e número da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica);
- Detalhamento das mercadorias;
- Valores das notas fiscais.
Depois de criado, o arquivo é enviado à transportadora, que importa os dados em seu sistema e os utiliza para gerar outros documentos essenciais, como o CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e o CONEMB, que compila informações detalhadas para iniciar o transporte.
Benefícios do uso do NOTFIS nos processos logísticos
- Redução de custos operacionais
O uso do NOTFIS elimina a necessidade de impressões e armazenamento físico de documentos. Além disso, reduz custos relacionados ao tempo e ao trabalho manual, permitindo que a equipe se concentre em tarefas mais estratégicas. - Agilidade e precisão
Por ser digital, o NOTFIS acelera a troca de informações entre as empresas e a transportadora. Isso significa que os processos, como emissão de documentos e despacho de mercadorias, acontecem muito mais rápido e com menos erros. - Diminuição de erros manuais
A automatização do preenchimento de informações elimina erros comuns, como digitação incorreta, garantindo mais confiabilidade nos dados processados. - Sustentabilidade
Menos papéis e impressões significam uma operação mais sustentável, contribuindo para a redução do impacto ambiental. - Melhoria no relacionamento com parceiros
A utilização do NOTFIS proporciona maior transparência e organização, fortalecendo a confiança entre os parceiros de negócios.
Outros arquivos EDI e suas funcionalidades
O NOTFIS é apenas um dos arquivos padrão do sistema EDI. Outros exemplos incluem:
- CONEMB: Consolida informações dos documentos eletrônicos gerados para o transporte.
- DOCCOB: Facilita o envio de faturas para cobrança de fretes realizados.
- OCOREN: Permite acompanhar a situação das cargas com registros de ocorrências.
- PREFAT: Auxilia na auditoria dos fretes realizados antes da emissão das faturas.
Esses arquivos trabalham juntos para otimizar ainda mais os processos logísticos, oferecendo um sistema integrado que conecta embarcadores e transportadoras de forma eficiente.
